STOWARZYSZENIE LAKIERNICTWA PRZEMYSŁOWEGO / RODO

INFORMACJA RODO

Zmiana przepisów dotyczących ochrony danych osobowych – Stowarzyszenie Lakiernictwa Przemysłowego (dalej: SLP)

1. Czym jest RODO?

RODO jest skrótem używanym do określenia Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku
z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

2. Jaki jest cel RODO?

Jednym z głównych celów RODO jest ujednolicenie zasad przetwarzania danych osobowych oraz umożliwienie swobodnego przepływu danych osobowych we wszystkich Państwach Członkowskich UE, jak również dostosowanie przepisów do rozwijających się technologii przetwarzania danych osobowych.

3. Od kiedy RODO zacznie być stosowane?

RODO zacznie być stosowane od dnia 25 maja 2018 r.

4. Co zawiera niniejsze podsumowanie?

W niniejszym podsumowaniu zawarte zostały podstawowe informacje o, wprowadzonych przez RODO zmianach, ze szczególnym uwzględnieniem informacji o nowych prawach oraz informacji w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe.

5. Czy w związku z RODO konieczne będzie skontaktowanie się z SLP?
   Nie ma konieczności dodatkowego kontaktu z SLP. W razie wątpliwości jesteśmy do Państwa dyspozycji. W szczególności we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się z SLP poprzez email info@slp.expert, telefonicznie pod numerem +48 534 424 650 lub pisemnie na adres: Stowarzyszenie Lakiernictwa Przemysłowego ul. Słoneczna 40, 05-500 Stara Iwiczna.

Rola SLP przy przetwarzaniu danych osobowych – w jaki sposób przetwarzamy dane osobowe?

SLP w świetle przepisów jest administratorem danych osobowych. Oznacza to, iż odpowiada za ich przetwarzanie w sposób bezpieczny, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

SLP może przetwarzać dane różnych kategorii osób, m.in. Członków, pracowników, kandydatów na Członków, osób prowadzących działalność gospodarczą, jak również reprezentantów podmiotów, takich jak spółki prawa handlowego etc.

SLP może również występować w roli podmiotu przetwarzającego dane osobowe na zlecenie – w takim przypadku podmiotem decydującym o przetwarzaniu danych oraz odpowiadającym za zgodność przetwarzania danych z obowiązującymi przepisami prawa będzie inny administrator danych.

Jakie podstawy prawne oraz cele przetwarzania przez SLP danych osobowych?

To w jakim celu i na jakiej podstawie prawnej SLP przetwarza dane osobowe przede wszystkim zależy od kontekstu w jakim dane zostały zebrane oraz jakiej kategorii osób te dane dotyczą.

W niektórych przypadkach SLP może przetwarzać dane tej samej osoby w różnych celach oraz w oparciu o różne podstawy prawne. Sytuacja taka może mieć miejsce w przypadku, gdy należy ona do różnych kategorii osób. Przykładowo ta sama osoba może być Członkiem, pełnomocnikiem innego Członka, reprezentantem osoby prawnej i pracownikiem. Stąd należy mieć na uwadze, iż inne cele i podstawy prawne znajdą przykładowo zastosowanie wobec osób fizycznych, będących Członkami, a inne wobec osób kontaktowych reprezentujących osoby prawne.

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych osobowych związana jest z tym jakiej kategorii osób dane są zbierane przez SLP, jak również do czego są one potrzebne oraz jakie w związku z okolicznościami obowiązki prawne ciążą na SLP. Od tych kwestii zależy przede wszystkim w jakim celu SLP potrzebuje przetwarzać określone dane osobowe.

W przypadku wątpliwości odnośnie przetwarzania danych osobowych istnieje możliwość skontaktowania się z SLP.

Jakie mogą być typowe cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych?

SLP może przetwarzać dane osobowe m. in w celach:

• zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług przez SLP z osobą której dane dotyczą – podstawą prawną przetwarzania jest w tym przypadku jego niezbędność do zawarcia
  i wykonywania umowy;
• podjęcia na żądanie osoby działań zmierzających do zawarcia umowy z SLP i dokonania
  w tym celu weryfikacji tej osoby – podstawą prawną przetwarzania jest w tym przypadku umożliwienie SLP podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy;
• zawarcia i wykonania umowy przez SLP z osobą prawną, której reprezentantem, pełnomocnikiem lub osobą wskazaną do kontaktu jest osoba fizyczna, w tym również w celu weryfikacji osób uprawnionych do reprezentacji – podstawą prawną przetwarzania jest w tym przypadku konieczność przetwarzania danych do realizacji prawnie uzasadnionego interesu SLP. Uzasadnionym interesem SLP możliwość współpracy z podmiotami w imieniu których działają określone osoby fizyczne;
• wypełnienia przez SLP obowiązków prawnych, które na nim ciążą w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej, zatrudnieniem pracowników, etc. w tym obowiązków wynikających m.in. przepisów podatkowych, przepisów o rachunkowości, czy przepisów prawa pracy;
• marketingu bezpośredniego produktów i usług własnych SLP – w tym przypadku podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu SLP. Zgodnie z przepisami uzasadnionym interesem SLP jest możliwość przedstawiania klientowi informacji o swoich usługach, przedstawiania ofert dopasowanych do potrzeb klienta, zwiększenie sprzedaży swoich usług.
• realizacji innych prawnie uzasadnionych interesów SLP za które uznaje w szczególności możliwość dochodzenia i obrony roszczeń, zapobieganie oszustwom i przestępstwom gospodarczym, zapewnienie bezpieczeństwa środowiska teleinformatycznego, stosowanie wewnętrznych procesów nadzoru zgodności z prawem.

W zależności od tego czyje dane SLP przetwarza, mogą pojawiać się inne cele i podstawy prawne przetwarzania danych, adekwatne do danej sytuacji.

Jakiego rodzaju dane osobowe przetwarza SLP?

SLP może przetwarzać szeroki zakres danych osobowych dla celów wskazanych powyżej, w tym w szczególności:

• dane identyfikacyjne w tym przede wszystkim dane znajdujące się w dokumentach tożsamości osób, które posiadają relację prawną z SLP lub reprezentują w kontaktach z SLP inne osoby lub podmioty (np. imiona i nazwiska, numery PESEL, numery dokumentów tożsamości);
• dane kontaktowe i teleadresowe (np. adres zamieszkania, adres korespondencyjny, numery telefonów, czy adres poczty elektronicznej);
• dane finansowe, w tym dane dotyczące realizowanych transakcji (np. dane dotyczące płatności związanych z umowami.);
• dane techniczne i dotyczące wyszukiwania na stronie internetowej, które mogą być danymi osobowymi (np. adresy IP, czy identyfikatory plików cookie na stronie internetowej itp.)
• dane dotyczące stanu cywilnego i sytuacji rodzinnej (np. dane dotyczące powiązań rodzinnych, ustrojów majątkowych itp.)
• dane dotyczące działalności zawodowej i gospodarczej, w tym dane dotyczące działalności Członka lub podmiotu przez niego reprezentowanego.

Kiedy można wycofać zgodę na przetwarzanie danych osobowych lub złożyć sprzeciw wobec przetwarzania danych?

Należy mieć na uwadze, że wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych możliwe jest wyłącznie w tych przypadkach, gdy zgoda stanowi wyłączną podstawę prawną przetwarzania danych (np. nie można cofnąć zgody na przetwarzanie danych, gdy przetwarzane są one dla potrzeb realizacji umowy, w tym dochodzenia przez SLP roszczeń z tym związanych). Zgoda może być przykładowo wyłączną podstawą prawną przetwarzania danych kandydatów do pracy, którzy nie posiadają relacji umownej z SLP.

Wszystkie zgody udzielane są dobrowolnie i mogą być one w każdej chwili wycofane. Wycofanie zgody nie wpływa na prawo SLP do przetwarzania danych do momentu jej cofnięcia.

Niezależnie od prawa do wycofania z

gody istnieje również możliwość złożenia sprzeciwu wobec określonego przetwarzania danych osobowych – szczególnie w celach marketingowych. Sprzeciw przysługuje w tych sytuacjach, w których podstawę prawną stanowią prawnie uzasadnione interesy SLP lub strony trzeciej. Osoba, której dotyczą dane może także złożyć sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, którego zasadność zostanie rozpatrzona przez SLP.

Czy SLP udostępnia dane innym odbiorcom danych osobowych?
SLP może udostępniać dane innym odbiorcom danych takim jak przede wszystkim podmioty:

• upoważnione do ich otrzymania na podstawie przepisów prawa;
• które prowadzą bazy danych dłużników nie regulujących terminowo swoich zobowiązań (takie jak Krajowy Rejestr Długów BIG S.A.);
• którym dane muszą być przekazywane w celu wykonania określonej usługi lub czynności (np. Banki)
• które są podmiotami przetwarzającymi dane w imieniu i na rzecz SLP (np. podmioty świadczące usługi na rzecz SLP). Podmioty te nie są jednak uprawnione do przetwarzania danych dla własnych celów.

Z jakich źródeł SLP pozyskuje dane?
SLP pozyskuje dane zarówno bezpośrednio od osób których one dotyczą, jak również z innych źródeł. W szczególności dane osobowe mogą pochodzić od przedstawiciela ustawowego, mocodawcy w przypadku udzielonego pełnomocnictwa, przedsiębiorców przekazujących dane, pracodawców, w tym stron umów zawieranych z SLP.

SLP ma również prawo weryfikować zebrane dane w powszechnie dostępnych rejestrach takich jak Krajowy Rejestr Sądowy (KRS), Centralna Ewidencja i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), Centralna Informacja Ksiąg Wieczystych.

SLP może również pozyskiwać dane ze źródeł takich jak Krajowy Rejestr Długów BIG S.A.); także w zakresie informacji dotyczących w zakresie informacji o zadłużeniu.

Czy dane będą przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?
SLP nie planuje przekazywać danych osobowych bezpośrednio poza EOG (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Lichtenstein i Islandię).

W przypadku decyzji SLP o przekazaniu danych poza EOG w czasie trwania umowy nastąpi to wyłącznie w zakresie w jakim pozwalają na to przepisy prawa.

W przypadku ewentualnego przekazywania danych poza EOG istnieje możliwość zabezpieczenia w postaci standardowych klauzul ochrony danych przyjętych przez Komisję Europejską.

Jak długo SLP przetwarza dane osobowe? Jakie są kryteria ustalania takich okresów?
Okres przetwarzania danych osobowych zależny jest od celów, dla których dane zostały zebrane oraz przepisów prawa nakładających na SLP określone obowiązki prawne w tym zakresie.

SLP przetwarza dane w czasie niezbędnym dla realizacji celów przetwarzania, przykładowo do czasu zakończenia realizacji umowy, dla której dane były przechowywane, a następnie
w swoim prawnie uzasadnionym interesie dla zabezpieczenia ewentualnych roszczeń lub do momentu wygaśnięcia obowiązku przechowywania danych wynikającego z przepisów prawa. Przepisy te mogą dotyczyć w szczególności obowiązku przechowywania dokumentów księgowych (rachunkowych) dotyczących danej umowy, przepisów prawa pracy, itp.

W przypadku prowadzenia postępowań sądowych lub pozasądowych okresy przechowywania danych mogą ulec odpowiedniemu wydłużeniu, np. z uwagi na przerwanie lub zawieszenie okresu przedawnienia roszczeń.

Jakie prawa przysługują w związku z przetwarzaniem przez SLP danych osobowych?
Każda osoba, której dane dotyczą może złożyć do SLP wniosek o

• Sprostowanie (aktualizację) danych osobowych;
• Usunięcie danych osobowych przetwarzanych bezpodstawnie;
• Ograniczenie przetwarzania danych osobowych (wstrzymanie operacji na danych osobowych lub nieusuwanie danych);
• Dostęp do danych osobowych (w zakresie uzyskania informacji o przetwarzanych danych osobowych jak również w zakresie otrzymania kopii danych);
• Przeniesienia danych osobowych. O ile to możliwe dane na wniosek osoby mogą być przesłane bezpośrednio do innego administratora danych, jak również mogą być przesłane do osoby której dane dotyczą przesłane bezpośrednio do innego administratora danych, jak również mogą być przesłane do osoby której dane dotyczą;

Z tych praw można korzystać składając wniosek np. w siedzibie SLP lub wysyłając go na adres Stowarzyszenie Lakiernictwa Przemysłowego ul. Słoneczna 40, 05-500 Stara Iwiczna lub adres e-mail: info@slp.expert.

Aby mieć pewność, że dana osoba jest uprawniona do złożenia powyższego wniosku SLP ma prawo prosić o podanie dodatkowych informacji w celu uwierzytelnienia tej osoby.

Zakres każdego z praw oraz sytuacje, w których można z nich korzystać, wynikają z przepisów prawa. To z jakiego uprawnienia osoba, której dane SLP przetwarza będzie mogła skorzystać zależało będzie w szczególności od podstawy prawnej oraz celu przetwarzania danych osobowych.

Profilowanie i automatyczne podejmowanie decyzji.
SLP nie dokonuje profilowania osób i nie podejmuje automatycznych decyzji (bez udziału człowieka) wobec osób, których dane przetwarza. Profilowanie w rozumieniu RODO, oznacza formę zautomatyzowanego przetwarzania danych osobowych, które polega na wykorzystaniu danych osobowych do oceny niektórych czynników osobowych osoby fizycznej,
w szczególności do analizy lub prognozy aspektów dotyczących efektów pracy tej osoby fizycznej, jej sytuacji ekonomicznej, zdrowia, osobistych preferencji, zainteresowań, wiarygodności, zachowania, lokalizacji lub przemieszczania się.

Prawo do złożenia skargi
Każda osoba, której dane dotyczą ma prawo wnieść skargę jeżeli uważa, że przetwarzanie jej danych następuje z naruszeniem przepisów prawa.

Skargę niniejszą należy wnieść do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, który od 25.05.2018 r. zastąpi Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych.

W razie uwag lub wątpliwości zachęcamy do wcześniejszego kontaktu z SLP.

Dane kontaktowe SLP
Z SLP można skontaktować się poprzez email info@slp.expert, telefonicznie pod numerem
+48 534 424 650 lub pisemnie na adres: Stowarzyszenie Lakiernictwa Przemysłowego
ul. Słoneczna 40, 05-500 Stara Iwiczna.